Knapp sechs Wochen noch, dann beginnt 2025 und damit auch die E-Rechnungspflicht. Nicht viel Zeit, wenn man sich vorher noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt hat. Dabei, die verbleibende Zeit sinnvoll zu nutzen, sollte ein Webinar des ZVEH mit dem Titel „Wie fit sind Sie für die E-Rechnung?“ helfen. Ein Angebot, das ankam, wie die Rekord-Teilnehmerzahl von 450 Teilnehmer/-innen am 20. November bewies.

Um die Betriebe auf das vorzubereiten, was sie ab dem 1. Januar 2025 erwartet, hatte der ZVEH den Datev-Experten Guido Badjura eingeladen, und der machte gleich zu Beginn des Webinars klar: Das Thema „E-Rechnung“ betrifft jeden – ganz unabhängig davon, ob eine Gewinnerzielungsabsicht besteht oder nicht (Mitschnitt des Seminars abrufbar, s. Link unten).

Jeder ist betroffen
Zwar sorgen Übergangsfristen dafür, dass nicht alle Unternehmen gleich ab Jahresbeginn E-Rechnungen vollumfänglich versenden, sondern „nur“ empfangen können müssen. Sich entspannt zurücklehnen, sollte aber keiner, so der Rat des Experten. Denn spätestens zum 1. Januar 2028 führt an der E-Rechnung kein Weg vorbei, Papier oder einfache PDF sind dann komplett obsolet. Stattdessen bestehen E-Rechnungen dann nur noch aus strukturierten Datensätzen, die automatisch ausles- und verwertbar sein müssen. Und um das zu gewährleisten, müssen Prozesse in den Unternehmen im Vorgang entsprechend definiert und digitalisiert werden.

Welche Fristen gelten für wen? Wie lange darf ich noch mit Papier und einfachen PDF arbeiten und wie kann ich die klassischen Rechnungsdaten aus einem strukturierten Datensatz auslesen? Welche Formate sind bei einer E-Rechnung erlaubt und gibt es Vorgaben für die Rechnungs-E-Mailadresse? Fragen wie diese beantwortete Badjura kompetent und auf sehr verständliche Weise, vor allem aber ohne seine Zuhörer/-innen – mehr als 60 Prozent hatten bei der Abfrage angegeben, bisher keine Kenntnisse zur E-Rechnung zu besitzen – zu überfordern.

Prozesse rund um Rechnung definieren
Hilfreich: Der Datev-Experte ergänzte seinen fast zweistündigen Vortrag um zahlreiche Tipps und Empfehlungen wie beispielsweise die, immer in Gesamtprozessen und nicht in Software zu denken. Darüber hinaus machte er Mut, die Umstellung auf E-Rechnungen auch als Chance zu begreifen. Denn, so Badjura: „Eine digitale Finanzbuchhaltung und eine generelle Digitalisierung von Prozessen rund um Rechnungserstellung, den Rechnungsversand und -empfang helfen dabei, die Wertschöpfung des Betriebs zu erhöhen.“ Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ermöglichten automatisierte Prozesse den E-Unternehmen, sich trotz knapper Personaldecke auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Badjura schloss seinen sehr umfangreichen, aber auch für bisherige Laien sehr gut verständlichen Vortrag mit dem Appell: „Nutzen Sie die E-Rechnungspflicht, um sich mit Ihren eigenen Prozessen zu befassen!“ Im Anschluss hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, Fragen zu stellen – auch das ein Angebot, das gerne genutzt wurde.

Wer sich die Unterlagen zum Seminar ansehen oder sich über die E-Rechnungspflicht informieren möchte, findet im internen Bereich „Mein E-Handwerk“ (Log-in erforderlich) im Bereich Hilfestellungen / Musterformulierungen umfangreiches Material. Dort ist auch der Mitschnitt des Seminars verfügbar.

Quelle: ZVEH